Hoppa till innehåll Hoppa till meny Hoppa till meny

Hyres- och ordningsregler

Här hittar du vilka regler som gäller när du hyr en lokal på Halmstad Arena.

Det är hyresgästens ansvar att ta del av hyresreglerna. En lagd bokning innebär att Halmstad Arenas hyresregler har accepterats av hyresgästen.

Reglerna gäller alla typer av kunder, såsom föreningar, företag, offentliga myndigheter eller privatpersoner och alla typer av bokningar, såsom säsongsbokningar, enstaka bokningar, träning eller match.

Observera att särskilda regler gäller vid evenemang, både avbokningsregler och krav som ställs på dig som arrangör. Det gäller även evenemang som bokas till nolltaxa. Bokningens syfte, komplexitet och omfattning avgör om det är ett evenemang. Vissa evenemang kräver särskilt upprättade avtal.

Vill du ansöka om att arrangera ett evenemang på Halmstad Arena, använd vårt förfrågningsformulär.

  • Allmänna hyres- och ordningsregler

    1. Hyresgästen får endast använda förhyrd(a) lokal(er) och bara under ordinarie öppettider Omklädningsrum är tillgängliga 30 minuter före och 30 minuter efter bokningstiden. Vänligen respektera arenans öppettider.
    2. Lokalen hyrs ut i befintligt skick. Ansvarig person/ledare ska återställa lokalen och dess utrustning, tillse att dörrarna är låsta, belysning är släckt och kranar är stängda samt att alla använda ytor är grovstädade (plocka snus och skräp, torka vätskor, slänga avfall i sorteringskärl på lastgården). Det gäller även omklädningsrum och kiosker. Ifall extra städ behövs efter er bokning, debiteras detta i efterhand.
    3. Arenavaktmästare och städpersonal ansvarar för skötseln av arenan i sin helhet. Finns behov av dedikerade tjänster för din bokning måste detta förmedlas i förväg och kan innebära en kostnad, beroende på omfattning och tid.
    4. Det är inte tillåtet att använda utomhusskor eller skor/utrustning som ger skador eller märken på golvet.
    5. Byggnationer och godstransporter ska ske på ett sätt som inte ger upphov till skador på golvet.
    6. Klisterförbud för handboll gäller alla hallar utom A1 och A2, såvida inget annat avtalats.
    7. Klister får endast användas på golvet och ska inte lämnas på läktare, väggar, tak eller i omklädningsrum. Eventuell klistersanering av möbler, väggar el dyl debiteras i efterhand.
    8. Hallens befintliga idrottsutrustning samt ljudanläggning, mikrofon och resultattavla är inkluderat i hallhyran. Övriga tilläggstjänster debiteras i efterhand.
    9. Elförbrukning ingår i hallhyran. Permanenta 220V-uttag står till förfogande. Andra elbehov måste bokas i förväg och läggs på fakturan.
    10. Kostnadsfri wifi ingår. Fast internetuppkoppling måste bokas i förväg och är en tilläggstjänst som läggs på fakturan.
    11. Hundar och andra husdjur får inte vistas i kommunala lokaler.

  • Ishallen - ordningsregler

    Utöver de allmänna hyres- och ordningsreglerna gäller dessa ytterligare regler för ishallen
    1. När isen ska spolas måste alla lämna rinken. Isen måste vara tom innan ismaskinen kör in. Det gäller spelare, ledare och allt material. Alla måste befinna sig i båset och båsdörren ska vara stängd.
    2. Respektera dina bokningstid och arenans öppettider. När er bokade tid är slut ska isen vara helt tom och allt material på isen och i båset måste vara borta. Omklädningsrum ska lämnas senast 45 min efter avslutad träning.
    3. Det är förbjudet att gena mellan de två ishallarna, där ismaskinen kör.
    4. Åk inte på isen när hallen är nedsläckt.
    5. Egenträning med puck och klubba är endast tillåten på lilla isen.
    6. Matchmål sätts bara ut till A-lag och juniorer vid match.
    7. Töm inte vattenflaskor på isen. Håll rent i bås, korridorer och omklädningsrum. Släng snus och skräp i papperskorgarna.

  • Hyresgästens ansvar

    1. Var tydlig med vilken verksamhet du ska ha i hallen och vilken utrustning du behöver ha tillgång till.
    2. Man kan låna idrottsutrustning, såsom klubbar och bollar, kostnadsfritt på Fritidsbanken. Det finns tyvärr inte idrottsutrustning att låna eller hyra på Halmstad Arena.
    3. Meddela i god tid om du önskar beställa tilläggstjänster såsom teknik, möbler eller vaktmästartid. Tilläggstjänsterna faktureras i efterhand.
    4. Det är ditt ansvar att uppdatera Arenakoordinator om önskade beställningar, ändringar och annat som kan påverka arenans leverans.
    5. Ansvarig person/ledare måste vara närvarande under den pågående hyrestiden. Denna person ska vara först på plats och den sista som lämnar.
    6. Det åligger den som hyr lokalen att ha erforderliga tillstånd och ansvarsförsäkring som omfattar eventuella skador på anläggningen. Förening som är ansluten till Riksidrottsförbundet (RF) har automatisk ansvarsförsäkring. Förening som inte är ansluten till RF ska ha en giltig ansvarsförsäkring uppladdad i föreningsregistret innan hyrestidens början.
    7. Ansvarig person/ledare ska säkerställa att tobak, alkohol och droger ej används i lokalen.
    8. Kommunen ansvarar inte för värdesaker, material, kläder eller andra tillhörigheter som förvaras i lokalerna eller i omklädningsrum.
    9. För en förening är det ordförande som ansvarar för att hålla ledare och deltagare informerade om de regler som gäller. En förening som inte följer ordningsreglerna kan bli avstängd från anläggningen.
    10. Hyresgästen ansvarar ur arbetsmiljö- och säkerhetssynpunkt för eget material och för alla som deltar i bokningen från hyresgästens sida.
    11. Hyresgästen har enligt lag ansvar för att verksamheten sker på ett säkert sätt ur brandskyddssynpunkt. Läs mer om brandskydd här. Läs mer om säkerhet här.

  • Debitering och avbokning

    1. Avbokning skall ske senast 24 timmar innan bokad tid. Vid sen avbokning eller ej utnyttjad tid debiteras dubbel ordinarie avgift.
    2. Samma regel gäller även vid nolltaxa, som då debiteras enligt avgiftsgrupp 2 och nolltaxa upphör att gälla. För evenemang gäller andra avbokningsregler. Se nedan.
    3. Vid högre prioriterat evenemang eller force majeure kan bokningen komma att avbokas av kommunen. Ersättningslokal garanteras inte.
    4. Faktura skickas löpande i efterhand. Reservation för prisändringar.
    5. Moms tillkommer inte när det rör sig om en enkel lokaluthyrning eller när en idrottslokal hyrs ut för idrottsutövande. Det gäller även tilläggstjänster som krävs för att idrotten ska kunna utföras, såsom sekretariatmöbler eller vaktmästartimmar. Om lokalen används för annan verksamhet än idrott och bokningen innefattar tilläggstjänster, tillkommer moms på 25% på hela bokningen, inklusive lokalhyran.

  • Evenemang - särskilda regler

    Arrangörens ansvar
    1. Säkerställ att bokningen även innefattar tid för rigg och iordningsställande inför evenemanget, samt tid för riv och utflytt efter avslutat evenemang.
    2. Vid bokning ska du ha planeringsmöte(n) med Arenakoordinator för att diskutera körschema, publik och flöden, elbehov, säkerhet, logistik, förråd samt samordning med underleverantörer för t ex teknik, filmning, biljetthantering och mat&dryck.
    3. Meddela Arenakoordinator namn och kontaktuppgifter till evenemangsansvarig, säkerhetsansvarig, kioskansvarig, kommunikationsansvarig, volontäransvarig och andra funktioner ditt evenemang kräver.
    4. Meddela i god tid om du önskar beställa tilläggstjänster såsom ex teknik, möbler eller vaktmästartid. Tilläggstjänsterna faktureras i efterhand.
    5. Det är ditt ansvar att uppdatera Arenakoordinator om önskade beställningar, ändringar och annat som kan påverka arenans leverans.
    6. Hyresgästen måste säkerställa erforderliga tillstånd, t ex från polismyndighet, räddningstjänst och miljö- och hälsomyndighet.
    7. Hyresgästen ansvarar för all säkerhet relaterat till evenemanget.
    8. Hyresgästen ska säkerställa att publik, deltagare och andra medverkande i evenemanget följer de säkerhetsföreskrifter och regler som finns på Halmstad Arena.
    9. Läs mer om brandskydd här. Läs mer om säkerhet här.
    Debitering och avbokning
    1. Hyresgästen ska fullt ut ersätta Halmstad Arena för samtliga skador som uppkommer med anledning av evenemanget.
    2. Vid avbokning av hyrda hallar och ytor, helt eller delvis, har Halmstad Arena under alla omständigheter rätt till angiven hyreskostnad enligt följande uppräkningsstege, utifrån evenemangets första genomförandedag:
      61-90 dagar före 50% av hyreskostnaden
      31-60 dagar före: 75% av hyreskostnaden
      30 dagar eller mindre före: 100% av hyreskostnaden
    3. Vid avbokning av ett evenemang med nolltaxa mindre än 30 dagar före evenemanget debiteras ordinarie taxa för avgiftsgrupp 2 och nolltaxan upphör att gälla.
    4. Halmstad Arena äger rätt att debitera hyresgästen för kostnader för evenemanget som Halmstad Arena har åsamkats fram till den tidpunkt som avbeställningen sker.
    5. Vid högre prioriterat evenemang eller force majeure kan bokningen komma att avbokas av kommunen. Ersättningslokal garanteras inte.
    6. Moms tillkommer inte när det rör sig om en enkel lokaluthyrning eller när en idrottslokal hyrs ut för idrottsutövande. Det gäller även tilläggstjänster som krävs för att idrotten ska kunna utföras, såsom sekretariatmöbler eller vaktmästartimmar. Om lokalen används för annan verksamhet än idrott och bokningen innefattar tilläggstjänster, tillkommer moms på 25% på hela bokningen, inklusive lokalhyran.
    7. Faktura skickas löpande i efterhand. Reservation för prisändringar.
    Bokning - så fungerar det
    • Skicka in din evenemangsansökan och berätta så mycket som möjligt om ditt evenemang.
    • Halmstad Arena gör en bedömning på skäliga grunder om bokningsförfrågan kan tillgodoses eller inte.
    • Bedömningen baseras på Halmstad kommuns kommunfullmäktiges målbild för Halmstad Arena samt prioriteringsordningen för Halmstad Arena beslutad av Teknik- och fastighetsnämnden.
    • Skäliga grunder till nekad bokning kan till exempel vara att evenemanget inte uppfyller villkoren för Halmstad Arenas målbild eller prioriteringsordning, en ekonomisk risk eller att bokningsläget gör att evenemanget inte kan genomföras på Halmstad Arena.
    • Halmstad Arena förbehåller sig rätten att göra en ekonomisk prövning av arrangören.
    • Halmstad Arena kan lägga preliminärbokningar för evenemang upp till tre år framåt.
    • Evenemangsavtal skrivs 12-18 månader före evenemanget.
    • Ett avtal påskrivet av båda parter är nödvändigt för att evenemangsbokningen ska garanteras.
    • Halmstad Arena förbehåller sig rätten att avboka en preliminärbokning ifall avtalet inte är påskrivet minst fyra månader i förväg.

  • Konferens - bokning och avbokning

    1. En lagd bokning innebär att Halmstad Arenas hyresregler vid konferenser har accepterats av kunden.
    2. Bekräftelsen utgörs av detta bokningsmeddelande.
    3. Kunden ska utan dröjsmål säkerställa att bekräftelsen stämmer – lokal, dag, tid, antal personer, möblering, behov av teknik samt matrestriktioner.
    4. Särskilda önskemål, såsom extra teknik, ska anges vid beställningstillfället.
    5. Ändringar av antal personer eller önskemål om specialkost på grund av allergier ska förmedlas senast 7 arbetsdagar innan bokningen.
    6. Halmstad Arena är inte ansvarig för värdesaker, kläder eller material som lämnas i lokalen.
    7. Avbeställning ska ske skriftligt. Avbokning mer än 30 dagar innan bokat datum kan göras utan kostnad. Avbokning 10-29 dagar innan debiteras 50% av totala värdet av beställningen. Avbokning 0-6 dagar innan debiteras 100% av det totala värdet av beställningen.
    8. Skulle deltagare utebli från beställd måltid medför detta ej rätt till avdrag på priset.
    9. Betalning ska ske 30 dagar efter korrekt fakturas utställandedatum. Om betalningsfristen överskrids tillkommer dröjsmålsränta. Reservation för prisändringar.
    10. Kunden är ansvarig för skada som denne själv eller dess deltagare genom försummelse vållat.
    11. Vid högre prioriterat evenemang eller force majeure kan bokningen komma att avbokas av kommunen. Ersättningslokal garanteras inte.
    12. Om egendom av högt värde ska medtas och förvaras på Halmstad Arena, måste det meddelas arenan i god tid. Vid stöld eller liknande är Halmstad Arena ersättningsskyldig endast om Halmstad Arena genom skriftlig bekräftelse har åtagit sig att ansvara för egendomen.

  • Brandskydd

    Kommunen har det övergripande ansvaret att anläggningen är säker ur brandskyddssynpunkt. Du som hyresgäst har även, enligt lag, ansvar för att verksamheten sker på ett säkert sätt ur brandskyddssynpunkt:
    • Informera dig om utrymningsvägar och se till att de inte blockeras.
    • Tänk igenom hur en eventuell utrymning ska ske.
    • Ta reda på var släckutrustning finns och hur den fungerar.
    • Informera dig om gällande brandskyddsregler för den aktuella lokalen eller anläggningen.
    Tänk efter före
     Det är ofta flera olyckliga omständigheter som tillsammans bidrar till att en brand uppstår och att egendom förstörs eller att människor kanske skadas eller omkommer. Det finns många relativt enkla saker du kan göra för att både minska sannolikheten för att det ska börja brinna och för att minska konsekvenserna vid en eventuell brand.    En brand växer snabbt
     Vanligtvis växer en brand långsamt den första minuten, sedan kan förloppet gå väldigt fort. Bara på några minuter kan ett helt rum vara rökfyllt och i värsta fall övertänt och så fort kan inte räddningstjänsten vara på plats. Det är därför det är så viktigt att ta brandsäkerheten på allvar.    Du som arrangör har också ett ansvar för brandskyddet
     Enligt Lag (2003:778) om skydd mot olyckor har både ägaren av byggnaden och den som hyr en lokal eller anläggning ett ansvar för brandskyddet. Det är dock inte uttryckt vem som ansvarar för vilka delar i brandskyddet. Ägaren är den som övergripande ser till att byggnaden eller anläggningen är säker ur brandskyddssynpunkt, medan den som använder lokalen eller anläggningen är den som ska se till att verksamheten sker på ett säkert sätt, till exempel genom att utrymningsvägar och brandposter inte blockeras. Vissa delar i ansvarsfördelningen kan regleras i hyresavtalet mellan dig och ägaren av lokalen. För bokning av evenemang på Halmstad Arena krävs det att du som arrangör följer de säkerhetsregler som är upprättade i säkerhetsmanualen.    Bra att göra innan evenemanget
     Innan ditt evenemang genomförs kan det vara en god idé att tillsammans med ägaren eller en representant för denne gå igenom den lokal eller anläggning du tänker hyra. Ta reda på var släckutrustning finns och hur den fungerar, hur utrymningen är tänkt att gå till, hur eventuella larm fungerar och så vidare. En vanlig brandorsak är anlagd brand. Vissa typer av evenemang kan dra till sig objudna gäster eller bråkstakar, vilket också kan vara viktigt att tänka på när man hyr en lokal eller anläggning.    Lag (2003:778) om skydd mot olyckor | Sveriges riksdag (riksdagen.se) Länk till annan webbplats.

  • Säkerhet

    TILLSTÅNDArrangören ansvarar för att ha de tillstånd som krävs för att kunna genomföra evenemanget, till exempel hos polismyndighet, räddningstjänst, miljö- och hälsomyndighet.Arrangören står för kostnaden för eventuella tillstånd. Tillstånd ska mailas till ansvarig arenakoordinator senast en månad före evenemanget.LAGAR OCH BESTÄMMELSERArrangören tar fullt ansvar för arbetsmiljöfrågor.
    Arrangören ansvarar för att rökförbudet enligt tobakslagen efterföljs på Halmstad Arenas ytor, hallar och lokaler under hyrestiden.
    Arrangören ansvarar för att ingen åhörare utsätts för högre ljudnivå än 110 dBA max (fast) vid intermittent buller och 97 dBA Leg. vid kontinuerligt buller. Arrangören ska tillse att ansvarig ljudtekniker har för ändamålet lämplig kompetens.
    Arrangören ansvarar för att lagar, förordningar samt övriga föreskrifter och allmänna råd som vara tillämpliga för evenemanget följs.    UTFORMNING AV EVENEMANGETVid utformning av scen och övrig byggnation ska Arrangören ta särskild hänsyn till den miljö som råder på Halmstad Arena. Budskap som kan uppfattas stötande får inte förekomma.
    Halmstad Arena fråntar sig allt ansvar för eventuella skadeståndskrav och andra ersättningskrav som har uppkommit i samband med evenemanget. Förefaller ersättningsanspåk riktas mot Halmstad Arena med anledning av evenemanget, ska Arrangören hålla Halmstad Arena fullt ut skadeslös.    GODSHANTERINGGods som ska till Halmstad Arena måste märkas med evenemangsdatum, evenemangets namn samt kontaktuppgifter på den som äger godset.
    Godsförråd, lastnings- och lossningstjänster, truckhyra och truckförare skall beställas i god tid före genomförandet.    Om Arrangören önskar hyra Halmstad Arenas truck utan förare och själv bruka trucken, skall Arrangören ha en egen objektlyftförsäkring som gäller för sitt gods samt uppvisa giltigt truckförarbevis som gäller för den person som ska köra trucken. Värdet ska då motsvara det maximalt dyraste lyftet.Godshantering på arenans golvytor får bara utföras med lämpliga fordon, enligt Halmstad Arenas anvisningar.
    Gods och evenemangsmaterial måste hämtas nästkommande vardag efter evenemanget, såvida inte annan överenskommelse görs. Kvarlämnat gods kan medföra en förvaringskostnad som faktureras i efterhand.    BEVAKNING OCH SÄKERHETArrangören har det totala ansvaret för all säkerhet relaterad till evenemanget. Kraven i Halmstad Arenas evenemangssäkerhetsmanual ska efterföljas. Säkerhetsmanualen skickas som bilaga till bokningsbekräftelsen.Arrangören ansvarar för att en ansvarsförsäkring som inkluderar hyrd lokal tecknats (lägsta försäkringsbelopp 10 Mkr/skada). Försäkringsbevis gällande detta moment, undertecknat av försäkringsbolaget skall överlämnas till Halmstad Arenas Arenakoordinator före evenemangets start.Arrangören utser och bekostar en under evenemanget närvarande säkerhetsansvarig.Arrangören ansvarar för eventuell bevakning utifrån evenemangets säkerhetskrav, samt för säkerhets- och ordningsvakter som krävs av polismyndighet. Ordningsvakter, väktare och säkerhetsansvarig ska ha rätt utbildning och ha kännedom om anläggningen.Arrangören skall säkerställa att alla utställare. besökare och andra medverkande aktörer följer de säkerhetsföreskrifter och regler som gäller för Halmstad Arena.Före evenemanget kräver Halmstad Arena en obligatorisk säkerhetsgenomgång med Arrangörens säkerhetsansvariga samt med värdpersonal.Arrangören ska fullt ut ersätta Halmstad Arena för samtliga skador som kan uppkomma med anledning av evenemanget.ELEKTRICITETDet åligger Arrangören att säkerställa elbehov för sitt evenemang. Arrangör måste 3 veckor innan informera ansvarig arenakoordinator om behov för garanterad leverans.Arrangören bekostar alla erforderliga omkopplingar och fördelarcentraler inkl. kablar och inkopplingsarbeten av kraftförsörjning.Alla elarbeten som påverkar Halmstad Arenas befintliga elsystem får endast utföras efter samråd med arenans behöriga elektriker.STÄD OCH ÅTERSTÄLLANDEArrangören ansvarar för löpande städinsatser under pågående evenemang. Arrangören ska på förhand utse en Städansvarig och meddela kontaktuppgifter till evenemangskoordinatorn.Arrangören skall alltid lämna en grovstädad arena med tömda papperskorgar efter avslutat evenemang. Arrangörens städansvarig ska i god tid kontakta arenans representant från lokalvården via 070-228 83 01 för att boka en efterkontroll i samband med evenemangets slut.Alternativt beställer Arrangören kompletterande städtjänster och de faktureras då i efterhand som en tilläggstjänst. Även oförsedda städinsatser vid onormal nedskräpning kan komma att efterdebiteras Arrangören.Arrangören åtar sig att tillse att de ytor, områden, utrymmen samt utrustning och inventarier som disponerats återställs till ursprungligt skick efter evenemangets avslutande, samt står för eventuella kostnader som detta medför.Arrangören ansvarar för att all eventuell skyltning och affischering inom arenaområdet tas ned.PYROTEKNIK OCH RÖK
     Om pyroteknik och rök ska användas vid evenemanget ansvarar och bekostar Arrangören brandvakter. Av arenan utsedd arenakoordinator upplyser Arrangören om krav och kostnad.

Kontaktinformation

Halmstad Arena

info@halmstadarena.se

Adress

Halmstad Arena
Växjövägen 11
302 44 Halmstad


Halmstad Arena, Badreception

bad@halmstadarena.se
035 - 13 96 50

Halmstad Arena, Arenavaktmästare
035 - 15 27 55

Boka konferens och evenemang

jonna.bohman@halmstad.se
035 - 15 27 54

Boka idrottssanläggning och mötesrum

Bokning Länk till annan webbplats.

Till toppen av sidan