Arrangörens ansvar

1. Säkerställ att bokningen även innefattar tid för rigg och iordningsställande inför evenemanget, samt tid för riv och utflytt efter avslutat evenemang.
2. Vid bokning ska du ha planeringsmöte(n) med Arenakoordinator för att diskutera körschema, publik och flöden, elbehov, säkerhet, logistik, förråd samt samordning med underleverantörer för t ex teknik, filmning, biljetthantering och mat&dryck.
3. Meddela Arenakoordinator namn och kontaktuppgifter till evenemangsansvarig, säkerhetsansvarig, kioskansvarig, kommunikationsansvarig, volontäransvarig och andra funktioner ditt evenemang kräver.
4. Meddela i god tid om du önskar beställa tilläggstjänster såsom ex teknik, möbler eller vaktmästartid. Tilläggstjänsterna faktureras i efterhand.
5. Det är ditt ansvar att uppdatera Arenakoordinator om önskade beställningar, ändringar och annat som kan påverka arenans leverans.
6. Hyresgästen måste säkerställa erforderliga tillstånd, t ex från polismyndighet, räddningstjänst och miljö- och hälsomyndighet.
   
7. Hyresgästen ansvarar för all säkerhet relaterat till evenemanget.
8. Hyresgästen ska säkerställa att publik, deltagare och andra medverkande i evenemanget följer de säkerhetsföreskrifter och regler som finns på Halmstad Arena.
9. Läs mer om brandskydd här. Läs mer om säkerhet här.

Debitering och avbokning

1. Hyresgästen ska fullt ut ersätta Halmstad Arena för samtliga skador som uppkommer med anledning av evenemanget.
2. Vid avbokning av hyrda hallar och ytor, helt eller delvis, har Halmstad Arena under alla omständigheter rätt till angiven hyreskostnad enligt följande uppräkningsstege, utifrån evenemangets första genomförandedag:
   61-90 dagar före 50% av hyreskostnaden
   31-60 dagar före: 75% av hyreskostnaden
   30 dagar eller mindre före: 100% av hyreskostnaden
3. Vid avbokning av ett evenemang med nolltaxa mindre än 30 dagar före evenemanget debiteras ordinarie taxa för avgiftsgrupp 2 och nolltaxan upphör att gälla.
4. Halmstad Arena äger rätt att debitera hyresgästen för kostnader för evenemanget som Halmstad Arena har åsamkats fram till den tidpunkt som avbeställningen sker.
5. Vid högre prioriterat evenemang eller force majeure kan bokningen komma att avbokas av kommunen. Ersättningslokal garanteras inte.
6. Moms tillkommer inte när det rör sig om en enkel lokaluthyrning eller när en idrottslokal hyrs ut för idrottsutövande. Det gäller även tilläggstjänster som krävs för att idrotten ska kunna utföras, såsom sekretariatmöbler eller vaktmästartimmar. Om lokalen används för annan verksamhet än idrott och bokningen innefattar tilläggstjänster, tillkommer moms på 25% på hela bokningen, inklusive lokalhyran.
7. Faktura skickas löpande i efterhand. Reservation för prisändringar.
   

Bokning - så fungerar det

• Skicka in din evenemangsansökan och berätta så mycket som möjligt om ditt evenemang.
• Halmstad Arena gör en bedömning på skäliga grunder om bokningsförfrågan kan tillgodoses eller inte.
• Bedömningen baseras på Halmstad kommuns kommunfullmäktiges målbild för Halmstad Arena samt prioriteringsordningen för Halmstad Arena beslutad av Teknik- och fastighetsnämnden.
• Skäliga grunder till nekad bokning kan till exempel vara att evenemanget inte uppfyller villkoren för Halmstad Arenas målbild eller prioriteringsordning, en ekonomisk risk eller att bokningsläget gör att evenemanget inte kan genomföras på Halmstad Arena.
• Halmstad Arena förbehåller sig rätten att göra en ekonomisk prövning av arrangören.
• Halmstad Arena kan lägga preliminärbokningar för evenemang upp till tre år framåt.
• Evenemangsavtal skrivs 12-18 månader före evenemanget.
• Ett avtal påskrivet av båda parter är nödvändigt för att evenemangsbokningen ska garanteras.
• Halmstad Arena förbehåller sig rätten att avboka en preliminärbokning ifall avtalet inte är påskrivet minst fyra månader i förväg.